应付账款

• 申请预支零用现金
• 零用现金补充或关闭申请
• 旅行预支申请
• 旅行 & 费用报告-国内
• 旅行 & 费用报告-国际
• 支票申请表格
• W-9(申请U.S. 纳税人身份证号码)
• 直接存款协议-适用于美国银行的收款人.S. 只适用于银行帐户*

*请联系应付帐款(邮箱:apayable@一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜).edu)协助支付国际收款人(美国以外的银行账户).

预算转移申请表和费用更正/部门间支持申请表可在 预算 & 规划 页面下 重要形式.

购买表格可从采购办公室(A114 Altschul Hall)获得 采购 页面，或在一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜门户网站(http://portal.一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜.edu/). 请访问 采购 欲了解更多信息.

用于购买商品和服务(包括与旅行无关的), 自付大学费用)超过500美元, 详情请参阅 采购程序. 购买金额在500美元以下的商品，请按照下面的手续办理.

支票申请表格及程序

以便应付帐款部门处理支票申请表格, 以下文件必须通过电子邮件(apayable@一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜)提交给应付账款.edu). 请注明主题为， 支票请求:[收款人名称]. 收款人是被支付的供应商或被报销的员工. 

1. 完成并批准 支票申请表格 (表格上印有说明).
2. 实际发票或收据* (详细的，显示所有购买的物品，而不是信用卡收据)用于支出. 一份完全执行的协议(由一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜和收款人签署)必须随支票请求支付服务(e.g.500美元.00或以下.
3. 实际发票或收据必须提供购买的详细说明. 收据副本, 信用卡交易收据, 或者在正常课程中不接受实际的信用卡对账单. 在极少数情况下，实际的收据是不可用的, 收据或信用卡对账单的副本将被接受，条件是雇员签署一份声明，证明没有实际的收据，并且不会提交重复的收费. 反复使用收据替代方式的员工可能会被撤销这一特权.
4. 有关开支的学术或商业用途说明.

*请将较小的收据粘在8又1/2 x 11张纸上, 扫描成PDF, 并将这些表格与已完成的支票申请表格合并成一个PDF. 请不要将收据连同报销应付帐款的表格一起通过办公室间邮件提交.

支票申请表格的授权

所有支票申请表格必须由授权员工签署, 一般来说是部门的预算官. 用于自付费用报销, 雇员的主管必须批准支票申请表. 部门主管, 副总统和总统, 首席财务官和财务副总裁必须审阅支票申请表. 与这些费用有关的任何问题或顾虑将与首席运营官或首席财务官讨论(或与总统讨论首席运营官和财务官的费用)。.

• 当向外部顾问或客座讲师支付服务费用时, 收款人的税务地址和社会安全号码或EIN必须包括在内. 如果收款人是一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜以前未付款的个人或实体, 应付帐款需要 IRS表格W9 在他们的支付系统中为他们创建一个供应商简介. 没有W9文件，付款不能处理.
• 所有支付给一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜员工(包括一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜学生员工)的津贴, 谢礼, 或为其他部门提供的额外服务必须通过工资表支付. 

请使用收款人的号码 法律名称 在检查请求中. 请不要使用昵称或首选名称.

目前允许在支票请求、预支请求和费用报告上进行数字签名. 

请注意，一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜是免税的; 因此, 在纽约州，为商品和服务支付的销售税(餐馆用餐除外)永远不应包括在支付或报销的金额中. 然而, 如果一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜社区的成员在纽约州以外的地方购买物品，并被收取销售税, 学院会报销这些税款. 在采购前，可以通过电子邮件向采购部或应付账款部索取免税表格.

最后期限

支票申请表格应及时提交给应付账款处理. 支票申请通常在收到后十(10)个工作日内处理.

所有付款或报销费用的申请必须提交给财务 & 运营办公室在会计年度内发生的费用(例如.g., 自七月一日起发生的开支, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务, 7月5日, 2022).

政策

• 要申请旅行预支，请提交 旅游预约表格 财务 & 业务办公室. 如果您没有使用全部预付款，请发送电子邮件给Victoria Toro(电子邮件:vtoro@一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜).edu)提交剩余的资金(以现金或支票支付给一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜), 还有你的报销单, 到财务部(现位于教堂间中心, 1320套房).
• 如果你包括只需要部分报销的收据, 请详细解释一下原因.
• 请见一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜 支出政策 可接受的旅行费用.

国内旅游

• 填写 旅行 & 费用报告国内表格*.  请不要忽略填写标题栏 整体经营宗旨 并包括说明与大学相关的旅行目的的文件(e.g.、确认会议注册的电子邮件、载有会议信息的传单).
• 请附上所有过路费收据, 机票(如适用), 公共交通, 停车, 行李费, lodging (if applicable; please include the itemized hotel receipt/guest folio), 餐消费, 和天然气. 如阁下使用“易通”，请提供一份“易通”对账单的列印本. 
• 食用的餐食, 请提交分项的餐厅收据(显示食物的收据, 饮料, 以及每个的价格). 如果餐费是用信用卡或借记卡支付的，请告诉我 也 如果你付了小费，并希望得到补偿，请提交信用卡收据. 请注意，一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜不接受信用卡收据代替餐厅收据，如果没有解释为什么餐厅收据不可用. 
• 对于里程报销，请提供MapQuest，谷歌地图，雅虎的打印输出! 地图等. 解释你开了多远. 目前的里程费率由美国国税局制定. 2022年的里程报销率为58.商务里程每英里5美分, 从2021年商务里程每英里56英里的里程报销率上调, 而2020年的里程报销率为57.商务里程每英里5美分.

国外旅行

• 填写 旅行 & 费用报告国际表格*. 请不要忽略填写标题栏 整体经营宗旨 并包括说明与大学相关的旅行目的的文件(e.g.、确认会议注册的电子邮件、载有会议信息的传单). 
• 请附上所有机票收据, 行李费, 公共交通/出租车, 住宿(请附上详细的酒店收据/客人清单), 以及餐费(包括过路费), 停车, 汽油(如适用).
• 一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜只会在美国报销.S. 美元，不管你是用哪种货币支付的.
• 如以现金购买，请使用 购买日期的汇率，而不是偿付时的现行汇率. 一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜建议 Oanda.Com的货币转换器. 请提供文件说明你在哪里找到你的汇率(e.g.、网站、银行、货币兑换等.).
• 信用卡购物, please use the rate of exchange as calculated by your bank/credit card company; you do 不 need to use the foreign currency worksheet included in the international travel and expense report to calculate the rate of exchange. 请在旅行和费用报告的第一页注明原始收据以及显示美元费用的银行/信用卡对账单的相关页面.
• 向金融机构报销外币使用费用的, 请提供这笔费用的证明文件(银行或信用卡对账单).

*你也可以申请报销旅费 支票申请表格 如果你要求报销九项或更少的费用. 

请将所有较小的收据用胶带粘在8又1/2 x 11张纸上, 并将这些表与旅行表结合起来 & 费用报告或支票申请表格成一个PDF. 请将合并后的PDF电邮至应付帐款(电邮地址:apayable@一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜).Edu)，并注意主题行为， 支票请求:[收款人名称] or T&E报告:【收款人名称】.

请注意，学院不报销汽油，如果你要求报销里程. 为私人车辆购买的燃料包括在联邦里程报销率中.

所有报销费用的申请必须提交给财务 & 运营办公室在发生费用后九十(90)天内 or 该费用是在该财政年度内发生的，以较早者为准.g., 自七月一日起发生的开支, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务, 7月5日, 2022).

如果你有任何问题, 请致电212-854-2010或通过电子邮件(vtoro@一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜)联系财务办公室.edu).

零用现金基金使用政策

某些部门被授权使用零用现金作小额支出. 零用现金的使用政策如下:

• 部门应将这笔资金保存在上锁的零用现金箱中, 哪些应该锁在柜子里, 桌子上, 或壁橱.
• 以下项目不应从零用现金中支付:
  • 设备采购
  • 服务报酬(e).g.、工资、咨询费)
  • 进步
  • 注册费及会费
• 零用现金基金应该如此 不 习惯于兑现支票.
• 每个部门应指定一人担任零用现金托管人, 未经部门主管批准，不得动用基金.
• 设立零用现金基金之员工离开学院或转系者, 必须结清零用现金帐户，并开立一个新的帐户.

有关如何申请零用现金及/或核对零用现金的详情，请登入 一炮捕鱼游戏-apple app store-一炮捕鱼排行榜门户.